Contratos de fotografía: 7 aspectos fundamentales que deben incluirse

Un contrato es una herramienta esencial para los profesionales. Aunque mucha gente lo considera una molestia para el negocio, lo cierto es que pueden aprovecharse como una poderosa herramienta de marketing. Los contratos consisten en establecer las expectativas correctas y definir claramente los resultados, las condiciones de servicio y las situaciones atípicas para evitar sorpresas. Los contratos bien redactados mejoran la satisfacción de los clientes y, en consecuencia, pueden incluso ayudarle a hacer crecer su negocio. 

Contratos de fotografía - El enfoque correcto:

Al principio, tener un contrato para iniciar una relación comercial puede parecer impersonal. El papeleo adicional puede parecer que está obstaculizando la conexión personal que intenta establecer con sus clientes. Mucha gente ve los contratos como algo que sólo es útil si hay que ir a juicio. Son aburridos y, además, ¿quién los lee?

Pero esta es una forma totalmente equivocada de ver un contrato. Como tantas otras cosas en la vida, los contratos tienen que ver con la actitud que uno pone sobre la mesa. Y los contratos son una herramienta fantástica para ayudarte a comunicarte con tus clientes. Hay que considerarlos una herramienta útil desde el primer día. Establecen exactamente lo que tus clientes deben esperar de ti y lo que tú esperas de ellos a cambio. Son blancas y negras, a diferencia de las conversaciones que solemos tener cuando los clientes se acercan a nosotros. Los clientes rara vez hacen todas las preguntas correctas la primera vez, y los propietarios de empresas rara vez lo dicen todo por adelantado, ya sea por simple falta de tiempo o por no pensar en lo que hay que decir en el momento adecuado.

El objetivo principal de un contrato comercial es comunicar los términos de un acuerdo. Para poder comunicarlos, es necesario que haya entendimiento entre el cliente y el empresario. Es esencial que la redacción sea clara y fácil de entender. Exponga todos los términos del acuerdo en un documento y cubra cualquier contingencia que se le ocurra.

Tener un contrato de fotografía adecuado proyecta tu marca como un servicio profesional a los ojos de los clientes y potenciales y te ayuda a hacer crecer tu negocio. Tener un documento bien formateado y listo desde el principio transmite un mensaje claro: "Soy un profesional y sé lo que hago". Y eso siempre es bueno.

Por supuesto, los contratos existen porque la gente puede ser demandada y lo es. Las leyes varían mucho de un estado a otro y de un país a otro. Es fundamental que un abogado local revise el acuerdo para asegurarse de que se mantendrá en los tribunales. Hay muchas páginas web en las que puedes descargar un modelo de contrato de fotografía. Sin embargo, las probabilidades de encontrar contratos de fotografía en línea que se ajusten a sus necesidades y que se adapten exactamente a su negocio son bajas. Se recomienda empezar con un contrato de fotografía general. La única manera de asegurarse de que está cubierto es tener un abogado familiarizado con la ley de contratos, y los negocios de fotografía, en particular, la revisión de su documento y poner juntos algunos ejemplos de contrato de fotografía para su negocio.

Por qué el uso de contratos de fotografía le ahorra dinero

Los contratos le ahorran dinero y disgustos. Si explicas claramente lo que esperas de tus clientes, todo el mundo estará de acuerdo. Así se evitan muchos disgustos en forma de malentendidos y expectativas frustradas.

Pero, ¿cómo puede un contrato ahorrarle dinero al fotógrafo? En primer lugar, los contratos establecen con precisión lo que el cliente recibe por su dinero. Cualquier cosa adicional, en forma de horas extra de rodaje o de edición, se indica claramente como un cargo adicional. Si no se especifica, sólo hay un 50% de posibilidades de obtener ese dinero. Puede que acabes haciéndolo gratis.

La segunda forma en que los contratos te ayudan a ahorrar dinero en honorarios legales. Con un contrato firmado y ejecutable en su haber, hay más posibilidades de que le paguen. Esto reduce los gastos de cobro y evita que tengas que acudir a los tribunales para cobrar. Sin el contrato, los clientes pueden pensar que tienen más posibilidades de aprovecharse de la situación. Un contrato formal demuestra que vas en serio.

Pedir a un abogado que redacte los contratos le costará muchos cientos de dólares. Pero si tienes un negocio de fotografía de gran volumen que trata con muchos clientes diferentes, el dinero que gastes en obtener asesoramiento legal profesional se amortizará muchas veces.

Siete cosas fundamentales que debes incluir en tu contrato de fotografía:

Recuerde que sólo un abogado local puede ofrecer eficazmente asesoramiento jurídico aplicable a su negocio. Estos son los consejos que son comunes a través de la mayoría de los ejemplos de contrato de fotografía simple.

Nombres legales e información de contacto

La mayoría de los contratos comienzan estableciendo a quién se aplica el acuerdo. Incluya todos los datos de su empresa, como el número de teléfono, el correo electrónico y la dirección física. Asegúrate de que la información del cliente también se rellena, incluyendo su nombre legal completo, su dirección y otros datos de contacto. Otra norma crítica establecida en esta sección del contrato es el lugar desde el que el contrato es exigible, es decir, "Este contrato está escrito bajo los términos de las leyes del Estado de Carolina del Norte".

Fechas y horarios

La fecha y la hora se establecen cuando y donde se espera que esté rodando y durante cuánto tiempo. Esto sirve para diferenciar los distintos rodajes. Asegúrate de tener un contrato separado por si el cliente quiere volver a utilizar tus servicios en el futuro.

Responsabilidades

Esta sección establece el calendario de eventos tal y como se ha acordado que tengan lugar. Por ejemplo, si vas a fotografiar una boda, el contrato de fotografía de bodas puede decir: "El fotógrafo se compromete a cubrir la cena de ensayo, la ceremonia y la recepción, incluyendo los retratos formales". Puede ser tan sencillo o tan elaborado como sea necesario para la ocasión. Se personalizará para cada trabajo.

Además, ¿cuál es el grado de edición que se incluye en las fotografías? ¿Retocarán las fotos a petición del cliente después de haberlas entregado? ¿Retocarán todas las imágenes o sólo diez de ellas? ¿El retoque tiene un coste adicional? Asegúrate de responder a todas estas preguntas ahora como parte del acuerdo del contrato. Además, muchos fotógrafos no quieren que se editen sus fotografías después de haberlas entregado. Asegúrese de establecer los detalles en su contrato para evitar confusiones posteriores y obtenga una plantilla de contrato de fotografía de bodas para encontrar lo que debe incluirse.

Anulación

¿Qué pasa si se cancela el evento? ¿Les vas a devolver la fianza? ¿Y si no puedes asistir? ¿Estás obligado a proporcionar o recomendar un fotógrafo de sustitución? Consultar el lenguaje de los contratos de fotografía de eventos de otras personas puede ayudarte a resolver los detalles de algunas de las partes más complicadas. Puede que encuentres en Internet un contrato de fotografía en pdf con los detalles que necesitas.

Pago

Sea muy claro en cuanto a cuándo espera el pago. Si hay un depósito, incluya también los detalles del mismo. Indica las circunstancias en las que el depósito es reembolsable o no. No te olvides de incluir las formas de pago que aceptas y las fechas de vencimiento de los pagos, y cambia los detalles si utilizas el modelo de contrato de fotografía para crear uno nuevo.

Copyright

Aunque tú conozcas bien la ley de derechos de autor, es dudoso que tus clientes la conozcan. Asegúrate de indicar claramente que tú eres el propietario y el titular de los derechos de autor de todas tus fotos. Indica claramente que cualquier reproducción de estas fotos debe ser autorizada (con licencia) por ti y sólo por ti.

Establece aquí muy claramente las condiciones de cualquier acuerdo de licencia. Para los honorarios que se comentan aquí, ¿permites a tus clientes reimprimir las fotos para su uso personal? ¿Les permites compartir sus archivos digitales en las redes sociales? ¿Se les permite vender las fotografías a revistas u otros editores? Algunas de las respuestas pueden parecerte obvias, pero puede que no lo sean tanto para tus clientes. Déjalo claro. Este es un aspecto en el que muchos contratos de fotografía online se quedan cortos.

También debes dejar claro cómo piensas utilizar sus fotos. ¿Va a ponerlas en línea o a mostrarlas en un portafolio impreso? ¿Se utilizarán para comercializar su negocio? ¿Adornarán sus páginas en las redes sociales? ¿Puedes venderlas como fotografía de archivo? Si has hecho sesiones de retrato, puede que algunos clientes se opongan a ellas y no quieran que utilices sus fotografías por motivos de privacidad. Asegúrate de acordarlo de antemano mediante el contrato de fotografía de retrato.

Extras

Asegúrese de exponer los servicios adicionales que los clientes pueden desear. Los servicios adicionales pueden incluir cargos por horas extras, edición adicional o copias digitales. Hacer una lista clara de lo que pueden costar los extras es una forma fácil de lograr dos objetivos. En primer lugar, deja claro lo que reciben a cambio de lo que ya han acordado pagar. En segundo lugar, les permite saber qué más puedes hacer por ellos y cuánto costará. Una vez más, esta es una gran manera de utilizar un simple contrato de fotografía para establecer las expectativas de sus clientes en la dirección correcta.

También puede añadir un componente de honorarios adicionales que vaya más allá de los servicios de fotografía que ofrece. El seguro del equipo fotográfico es un área que definitivamente debe examinar en detalle. Básicamente, se trata de cubrir las pérdidas ocasionadas por el robo o los daños sufridos por su equipo fotográfico. Consulte las pólizas de seguro de fotografía de Full Frame para saber más sobre cómo puede obtener una cobertura total para su negocio de fotografía. 

Otros documentos a tener en cuenta

Los elementos que se indican a continuación pueden considerarse documentos independientes o incluirse en los ejemplos de contratos de fotografía más amplios. Sin embargo, los fotógrafos suelen necesitar disponer de estos documentos, ya que no siempre se combinan con un acuerdo. Es posible que desee mantener dos estilos de su plantilla de contrato de fotografía. Uno con estos elementos incluidos y otro sin ellos.

Lanzamientos de modelos

Si vas a utilizar sus fotos para tu negocio o tu portafolio, asegúrate de tener una cesión de modelo. La cesión de derechos de imagen se encuentra a veces en un documento aparte, pero si ya tienes un contrato de fotografía comercial, es fácil añadirlo. El contrato de cesión de derechos de imagen lo firman todas las personas identificables que aparecen en la foto y te da el derecho legal de utilizar su imagen en tus fotografías. No dejes que la palabra "modelo" te engañe, cualquier persona que aparezca en las fotos necesita un contrato de cesión de derechos de imagen si tienes la intención de utilizar la fotografía con fines comerciales.

Comunicados de prensa

La misma regla se aplica a la propiedad privada identificable. Si haces fotos en un yate de lujo, el propietario tendrá que decir que puedes vender esas fotos. Lo mismo ocurre con un terreno o una casa cuando se fotografían varias localizaciones. Muchos centros turísticos son propiedad privada y son muy sensibles a esto. Asegúrate de tener el permiso de todas las partes implicadas y un contrato de fotografía inmobiliaria adecuado.

Límite de responsabilidad

El límite de responsabilidad está diseñado para proteger al fotógrafo de los daños derivados de sus acciones. Es esencial tener un seguro de responsabilidad civil de algún tipo, pero también necesitarás tener algo escrito que te exonere de responsabilidad en caso de que ocurra algo durante la sesión. Esto podría incluir lesiones o daños a la propiedad. También debe cubrir la posibilidad de que el evento se arruine. Si te caes sobre la tarta y arruinas una ceremonia de boda, ¿puede la familia de la novia, enfadada, demandar? Seguro que sí. En esta área, usted quiere ser muy cuidadoso al usar un contrato de la fotografía de la boda de la muestra. Muchos se quedan cortos y no son específicos a las leyes del estado en su ubicación del rodaje.

Conclusión:

Puedes encontrar contratos de fotografía en Internet con bastante rapidez, pero para asegurarte de que se ajustan a tu negocio, necesitas tener una comprensión básica de lo que contienen. Recuerda que los contratos de servicios fotográficos son documentos vivos que puedes modificar a medida que tu negocio evoluciona. Incluso puedes modificar los contratos existentes a medida que cambien las relaciones con tus clientes. Como siempre, busque asesoramiento jurídico profesional de alguien que esté familiarizado con los contratos de fotografía de su zona.

Los contratos son esenciales, pero sin un buen portafolio no sirven de nada. Haz un bonito portafolio en Pixpa. Pixpa ofrece una prueba gratuita para empezar. Regístrese hoy mismo.